Avustuksen maksutapa on vahvistettu järjestöllenne toimitetussa avustuspäätöksessä. Kohdennetut toiminta-avustukset (Ak-avustus) maksetaan järjestöille pääsääntöisesti neljässä tasaerässä (ns. automaattimaksuna). Maksut suoritetaan helmikuussa, toukokuussa, elokuussa ja marraskuussa.
Mikäli avustuspäätöksessä on maksutavaksi vahvistettu maksupyyntö tai maksusuunnitelma, tulee järjestön toimittaa STEAlle verkkoasioinnissa (asiointi.stea.fi) maksupyyntö/maksusuunnitelma avustuksen ensimmäisen erän maksusta. Jatkossa maksupyynnön yhteydessä STEAlle toimitetaan myös kuluselvitys avustuksen käytöstä verkkoasioinnin kautta. Maksupyyntöön ja suunnitelmaan voidaan itse määritellä päivämäärä, jolloin avustusta toivotaan maksettavaksi.

Verkkoasioinnissa stea.avustukset.fi on Maksatus-osio, josta pääsee tarkastelemaan jokaisen avustuskohteen maksuhistoriaa. Verkkoasioinnissa näet myös tulevat maksut, jos avustuskohteenne maksutapana on maksusuunnitelma tai automaattisesti neljässä erässä.

STEA maksaa maksupyyntöihin perustuvia avustuksia pääsääntöisesti kahdesti viikossa. Avustus ei siis välttämättä ole järjestönne tilillä täsmälleen maksupyynnössä mainittuna päivänä, vaan ehkä sitä seuraavana tai edellisenä. Maksupyyntöä tehdessä on myös hyvä huomioida, että maksujen hyväksyminen ja käsittely kestää noin kaksi viikkoa.

Avustushakemukseen täytetty talousarvio ei aina toteudu täysin suunnitelman mukaisena, ja toteutuneet kulut voivat vaihdella eri kuluriveillä vuoden aikana. Toteutetun toiminnan vastaavuutta avustushakemuksessa esitettyyn toimintaan arvioidaan STEAlla järjestön toimittaman vuosiselvityksen tarkastuksen yhteydessä. Järjestön tulee vuosiselvityksessään perustella suunnitellusta poikkeavat toteumat kulutileittäin. Selkeästi perustellut ja merkitykseltään vähäiset muutokset toiminnassa ovat hyväksyttävissä, mutta arvioinnissa käytetään tapauskohtaista harkintaa.
Mikäli muutokset talousarviossa (ja toiminnan sisällössä) pohdituttavat, kannattaa asiasta olla yhteydessä STEAn tarkastajaan.

Jos olette suunnitellut toimintaanne muutoksia, jotka aiheuttavat toiminnan poikkeamisen avustuspäätöksessä esitetystä, tulee muutokseen hakea lupa. Muutoshakemus täytetään ja lähetetään STEAn verkkoasioinnissa.

Hankeavustuksella (c-avustus) tehdyt hankinnat tulee pääsääntöisesti tehdä hankkeen ensimmäisenä toimintavuotena. Mikäli esimerkiksi hanketyöntekijän tietokone rikkoontuu kolmantena toimintavuotena, eikä laitehankintaa ole suunniteltu avustushakemuksen talousarviota tehdessä, tulee järjestön sopia laitehankinnasta STEAn vastuutarkastajan kanssa. Suunnittelemattomia hankintoja ei muuten hyväksytä avustuksella maksettaviksi, ja hankintaan käytetty avustus voidaan periä takaisin.

Kyllä voi, jos se edistää hankkeessa kehitetyn toiminnan juurtumista tai tiedon välitystä hankkeen toiminnan kohderyhmälle, ja jos materiaalikustannukset on huomioitu hankehakemuksen talousarviossa.

Jos myönnettyä avustusta käytetään vuoden aikana yli satatuhatta euroa, tulee STEAlle toimittaa avustuksen käytöstä tilintarkastajan raportti (ns. AUP-raportti). Raportin voi antaa vain auktorisoitu tilintarkastaja (HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja). Tarkemmat ohjeet ja raportin malli löytyvät näiden sivujen aineistopankista.

Avustuksen saajan varsinainen tilintarkastaja (usein myös toiminnantarkastaja) ja tilintarkastajan raportin avustusten käytöstä antava auktorisoitu tilintarkastaja voivat olla eri henkilöitä. Olennaista on, että lainsäädäntöä noudatetaan kaikilta osin.

STEAn avustuksen käyttöaika on avustuksen myöntövuosi ja sitä seuraava kalenterivuosi. Jos kysymys on vuodelle 2017 myönnettävästä avustuksesta, siirtyy tänä vuonna käyttämättä jäävä avustus automaattisesti käytettäväksi vuonna 2018. Jos kyse on vuodelle 2016 myönnetystä avustuksesta, voi sille hakea käyttöajan pidennystä 31.12.2017 mennessä.

Avustuksen siirtosopimuksia ei tarvitse toimittaa STEAlle. Tarvittaessa STEA pyytää siirtosopimuksen järjestöltä verkkoasiointiin lähetettävällä lisätietopyynnöllä tai tarkastuskäynnin yhteydessä.