Avustuksen maksutapa on vahvistettu järjestöllenne toimitetussa avustuspäätöksessä. Kohdennetut toiminta-avustukset (Ak-avustus) maksetaan järjestöille pääsääntöisesti neljässä tasaerässä (ns. automaattimaksuna). Maksut suoritetaan helmikuussa, toukokuussa, elokuussa ja marraskuussa.

Jos avustuspäätöksessä on vahvistettu maksutavaksi maksupyyntö tai maksusuunnitelma, tulee järjestön toimittaa STEAlle verkkoasioinnissa (asiointi.stea.fi) maksupyyntö/maksusuunnitelma avustuksen ensimmäisen erän maksusta. Jatkossa maksupyynnön yhteydessä STEAlle toimitetaan myös kuluselvitys avustuksen käytöstä verkkoasioinnin kautta. Maksupyyntöön ja suunnitelmaan voidaan itse määritellä päivämäärä, jolloin avustusta toivotaan maksettavaksi.

Verkkoasioinnissa asiointi.stea.fi on Maksatus-osio, josta pääsee tarkastelemaan jokaisen avustuskohteen maksuhistoriaa. Verkkoasioinnissa näet myös tulevat maksut, jos avustuskohteenne maksutapana on maksusuunnitelma tai automaattisesti neljässä erässä.

STEA maksaa maksupyyntöihin perustuvia avustuksia pääsääntöisesti kerran viikossa. Avustus ei siis välttämättä ole järjestönne tilillä täsmälleen maksupyynnössä mainittuna päivänä, vaan ehkä sitä seuraavana tai edellisenä. Maksupyyntöä tehdessä on myös hyvä huomioida, että maksujen hyväksyminen ja käsittely kestää noin kaksi viikkoa.

Avustushakemukseen täytetty talousarvio ei aina toteudu täysin suunnitelman mukaisena, ja toteutuneet kulut voivat vaihdella eri kuluriveillä vuoden aikana. Toteutetun toiminnan vastaavuutta avustushakemuksessa esitettyyn toimintaan arvioidaan STEAlla järjestön toimittaman vuosiselvityksen tarkastuksen yhteydessä. Järjestön tulee vuosiselvityksessään perustella suunnitellusta poikkeavat toteumat kulutileittäin. Selkeästi perustellut ja merkitykseltään vähäiset muutokset toiminnassa ovat hyväksyttävissä, mutta arvioinnissa käytetään tapauskohtaista harkintaa.

Mikäli muutokset talousarviossa (ja toiminnan sisällössä) pohdituttavat, kannattaa asiasta olla yhteydessä STEAan.

Kyllä voi, jos se edistää hankkeessa kehitetyn toiminnan juurtumista tai tiedon välitystä hankkeen toiminnan kohderyhmälle, ja jos materiaalikustannukset on huomioitu hankehakemuksen talousarviossa.

Jos myönnettyä avustusta käytetään vuoden aikana yli 200 000 euroa, tulee STEAlle toimittaa avustuksen käytöstä tilintarkastajan raportti (ns. AUP-raportti). Raportin voi antaa vain auktorisoitu tilintarkastaja (HT-, KHT- tai JHT-tilintarkastaja). Tarkemmat ohjeet ja raportin malli löytyvät näiden sivujen aineistopankista.

Avustuksen saajan varsinainen tilintarkastaja (usein myös toiminnantarkastaja) ja tilintarkastajan raportin avustusten käytöstä antava auktorisoitu tilintarkastaja voivat olla eri henkilöitä. Olennaista on, että lainsäädäntöä noudatetaan kaikilta osin.

Avustuksen siirtosopimuksia ei tarvitse toimittaa STEAlle. Tarvittaessa STEA pyytää siirtosopimuksen järjestöltä verkkoasiointiin lähetettävällä selvityspyynnöllä tai tarkastuskäynnin yhteydessä.