Kysymyksiä ja vastauksia tuloksellisuusraportoinnista

Kysymyksiä ja vastauksia tuloksellisuusraportoinnin uudistuksesta

Kysymyksiä ja vastauksia raportoinnista (arkistoitu 9.3.2021)

Yhteistyö

Kysymys: Raportoidaanko yhteistyökumppaneista, jos yhteistyösopimukset ovat voimassa mutta yhteistyötä ei voitu koronan takia toteuttaa?
 

Vastaus: Tuloksellisuusraportilla tulee raportoida yhteistyökumppanuudet toteutuneen mukaisesti. Korona-välilehdellä voi kuvata koronan vaikutuksia toimintaan. 

*

Kysymys: Miten yhteistyökumppaneiden olennaisuus määritellään?

Vastaus: Oleellinen yhteistyökumppani = yhteistyökumppanilla on ollut tärkeä rooli toiminnan tuloksellisuuden ja tulosten saavuttamisen näkökulmasta.

*

Kysymys: Mitä tarkoittaa yhteistyömuoto ”viestinnällinen yhteistyö”?

Vastaus: Viestinnällisellä yhteistyöllä tarkoitetaan esimerkiksi yhteisesti suunniteltuja ja toteutettuja viestintätoimenpiteitä, esim. kampanjoita, tilaisuuksien järjestelyjä, yhteistiedottamista tms. 

*

Kysymys: Mitä STEA tarkoittaa toiminnassa mukana olevilla vapaaehtoistoimijoilla? Tarkoitetaanko valtakunnallisen liiton toiminnassa mukana olevilla vapaaehtoisilla sellaisia, jotka ovat mukana toiminnan ja tuotosten tuottamisessa (apukädet, vertaistuki, kokemustoiminta) vai/sekä luottamustoimijoita jäsenyhdistyksissä?

Vastaus: Vapaaehtoinen on henkilö, joka tekee työtä ilman vastiketta ja joka toimii ilman työsopimussuhdetta. Yleisavustuksesta (Ay) raportoitaessa järjestön luottamushenkilöitä (hallitus) ei määritellä vapaaehtoisiksi, sen sijaan kohdennettuja (Ak) ja hankeavustuksia (C) raportoitaessa myös luottamushenkilöt voi sisällyttää vapaaehtoisiin jos he ovat tällaisissa tehtävissä avustuskohteella toimineet.

Jäsenjärjestöavustukset - kohderyhmä, yhteistyökumppanit

Kysymys: Merkitäänkö jäsenjärjestöt, joille liitto on avustusta jakanut, yhteistyökumppaneiksi, vai kirjataanko sinne mahdolliset jäsenjärjestöjen yhteistyökumppanit? 

Vastaus: Jos kyse on jäsenjärjestöavustuksesta, jäsenjärjestöt merkitään kohderyhmiksi.  Jäsenjärjestöavustuksissa ei pääsääntöisesti ole yhteistyökumppaneita. 

*

Kysymys: Ketkä ovat jäsenjärjestöavustusten kohderyhmiä?

Vastaus: Jäsenjärjestöt.

*

Kysymys: Arvioimmeko tuloksia suhteessa liiton jäsenjärjestöavustukselle määrittelemiin tavoitteisiin vai jäsenjärjestön omalle toiminnalle asettamiin tavoitteisiin?

Vastaus: Tulokset arvioidaan suhteessa niihin tavoitteisiin, jotka jäsenjärjestöavustusta koskevalla liiton avustushakemuksella on määritelty.

Kohderyhmät:

Kysymys: Ketkä kaikki huomioidaan Kohderyhmät-välilehden kysymyksessä "Avustuskohteen toimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärä raportointivuoden aikana"? Sisältyykö lukuun asiakkaiden lisäksi myös ohjaajat, vapaaehtoiset tai julkaisujen kautta tavoitetut ihmiset?

Vastaus: Kohdassa on mahdollista raportoida myös ne osallistujat, jotka eivät kuulu toiminnan varsinaisiin kohderyhmiin. Kyse on kuitenkin toimintaan osallistumisesta eikä sen järjestämisestä tai tiedon jakamisen kohteena olemisesta: Jos esimerkiksi vapaaehtoinen on ollut mukana ohjaamassa ryhmiä, hän ei ole osallistuja. Jos vapaaehtoiset ovat kuitenkin toiminnan kohderyhmänä ja vapaaehtoinen on osallistunut esimerkiksi koulutukseen, hän on ollut toiminnassa mukana osallistujana.

*

Kysymys: Toimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärä raportointivuoden aikana: voidaanko yksi ihminen tilastoida siihen kohtaan vain kerran riippumatta siitä, osallistuiko hän toimintaan vuoden aikana yhden kerran vai sata kertaa?

Vastaus: Kyllä. Toteutunut henkilömäärä tarkoittaa yksittäisten eri henkilöiden lukumäärää. Osallistumisten lukumäärä merkitään Toiminta-välilehdellä kohtaamiskertojen lukumääräksi. Jos käytettävissä ei ole kerättyä tietoa, ilmoita arvio.

*

Kysymys: Miten toimitaan, kun jotain hakemuksilla kuvattua kohderyhmää ei tavoitettu ollenkaan? Toivotaanko nämä kuitenkin näkyviin 0-luvun kanssa?

Vastaus: Kyllä. Koska kohderyhmä on kuvattu hakemuksella, myös tavoittamatta jäämisestä on syytä raportoida. Tällaisessa tilanteessa kannattaa kuvata tilanne tarkemmin vastaamalla kysymykseen "Mitkä tekijät estivät kohderyhmien tavoittamista?"

*

Kysymys: Kohderyhmistä: Voiko ”otantaan perustuva arvio”-vaihtoehtoa käyttää, kun koko kohderyhmän eräästä osasta on kerättyä tietoa mutta toisesta tehdään arvio?

Vastaus: Voi käyttää.

*

Kysymys: Laitetaanko avustuskohteen toimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismäärään henkilöt, jotka ovat käyttäneet verkkopalveluamme, jotka ovat saaneet henkilökohtaista neuvontaa, luennoille osallistuneet henkilöt jne? Vai miten tämä rajataan?

Vastaus: Toimintaan osallistuneiden henkilöiden kokonaismääräksi laitetaan niiden eri henkilöiden lukumäärä, jotka ovat osallistuneet avustuskohteen toimintaan vuoden aikana.

Jos verkkopalvelu on ollut tavoitteiden mukainen osa toimintaa ja on enemmän kuin pelkkä vierailu verkkosivuilla, sen voi myös merkitä. Samoin muut esimerkit ovat oikein. Sen sijaan toimintaan osallistumista ei ole esimerkiksi pelkkä vierailu verkkosivuilla eikä esimerkiksi esitteen vastaanottaminen messuilla.       

*

Kysymys: Mikäli kohderyhmä on organisaatio (esim. järjestö) niin merkitäänkö siihen tavoitettujen järjestöjen määrä vai edelleen tavoitettujen henkilöiden määrä?

Vastaus: Silloin merkitään, että kohderyhmä on organisaatio ja lukumääräksi laitetaan tavoitettujen organisaatioiden määrä. 

Toiminta ja tuotokset: 

Kysymys: Mitä tarkoittaa luokka, johon tuotokset kuuluvat? Esimerkiksi mitä sisältyy järjestöjen perustoimintaan tai muihin toimintamuotoihin?

Vastaus: Toiminnan luokaksi valitaan se toimintamuoto, joka korostui toiminnassa (esim. ryhmätoiminta tai yksilöllinen tuki).
 "Järjestöjen perustoimintaan" voi lukea muita kansalaisjärjestötoimintaan kiinteästi liittyviä toimintamuotoja, kuten esimerkiksi kehittämisen ja viestinnän. Mahdollisuus valita vaihtoehdoksi "muut toimintamuodot" koskee toimintoja, jotka eivät kuulu mihinkään muuhun listalla olevaan toiminnan luokkaan.

*

Kysymys: Mitä raportoidaan toiminnan tai tuotosten määräksi, ja mitä eroa sillä on kohtaamiskertojen kanssa? Jos on esim. 5 vertaisryhmää, joissa on eri osallistujat. 

Vastaus: Kuvitteellinen esimerkki:
•”Toiminnan tai tuotoksen kuvaus” = vertaisryhmät yksinäisille äideille 5 kpl
•”Toimintojen ja tuotosten määrä”=  kaikkien yksinäisten äitien vertaisryhmien kokoontumiskerrat yhteensä
•”Kohtaamiskertojen lukumäärä” = osallistumiskertoja ryhmien tapaamisissa yhteensä

*

Kysymys: Yksilöneuvonnan aikana voidaan hoitaa asiakkaan kanssa monia asioita. Lasketaanko jokainen hoidettu asia kohtaamiskertojen lukumäärään? Entä lasketaanko jokainen tapaaminen kohdassa ”toimintojen tai tuotosten määrä”?

Vastaus: Ei. Kohtaamiskerta on yksittäinen tapaaminen tai kohtaaminen, jonka aikana voidaan hoitaa monta eri asiaa. Saman sisältöiset kohtaamiskerrat ovat yhtä ja samaa toimintoa. Jos kyseessä on siis esim. yksilöllinen tuki, voi toimintojen määräksi ilmoittaa eri tukisuhteiden lukumäärän.

*

Kysymys: Voiko tuoda esiin toimintana/tuotoksena ohjausryhmän kokoukset? Hankkeen yhtenä tavoitteena on viranomaistyön ja järjestön yhteistyön kehittäminen, ja ohjausryhmä koostuukin viranomaisista ja järjestöedustajista.

Vastaus: Vaikka ohjausryhmä voi olla tukirakenne, joka mahdollistaa avustetun toiminnan tavoitteissa etenemistä, sen kokouksia ei lähtökohtaisesti tarvitse raportoida STEAlle. Jos ohjausryhmän kokoukset ovat sellaisia, joka on keskeinen toiminnan tulosten saavuttamisen kannalta, kokoukset voi raportoida.

*

Kysymys: Mitä raportoidaan kohtaamiskerroiksi, jos tuotos on kirjallinen materiaali kuten lehti tai opas? Entä jos kyseessä on painettu tai sähköinen materiaali?

Vastaus: Painetun materiaalin osalta kyse voi olla jaetuista kappaleista, ja sähköisen materiaalin osalta latauskerroista. Kohdassa "Mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt?" tarkennetaan toimintojen ja tuotosten tietoja. Kerro siinä, mihin tuotoksen kohdalle merkityt kohtaamiskerrat viittaavat.

*

Kysymys: Montako toimintaa voi lisätä tuotokset kohtiin? Voiko esimerkiksi samankaltaisia toimintoja niputtaa yhteen?

Vastaus: Toiminta ja tuotos -osio täytetään vain avustetun toiminnan tuloksellisuuden kannalta keskeisimpien sisältöjen osalta. Kaikkea avustuskohteella tapahtunutta toimintaa ei ole tarpeen kuvata yksityiskohtaisesti. Mikäli ryhmissä on samansuuntaisia sisältöjä, ne kohdistuvat samaan kohderyhmään ja niitä on monia erilaisia, ne voi niputtaa yhteen.

*

Kysymys: Miten toimintojen ja tuotosten sisältöjä tulisi kuvata kohdassa "Mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt"?

Vastaus: Kohdassa tarkennetaan toimintojen ja tuotosten erittelyssä annettuja tietoja esim. kohtaamiskerroista tai kohtaamisten kestosta. Kaikkia toimintojen sisältöjä ei tarvitse kuvata, koska raportin pääpaino on toiminnoilla aikaansaaduissa tuloksissa, joista raportoidaan Tulokset-välilehdellä.

Yleisavustuksista raportointi

Kysymys: Pohdin, miten yleisavustuksen kohdalla tätä täytetään. Jos yleisavustus on myönnetty taloushallintoon ym. STEAn luettelemaan sisäiseen toimintaan ja vain hyvin vähäinen osa liittyy ulkoiseen toimintaan, jää tuloksellisuuden esittäminen aika laihaksi. Siis jos ohjeet mukaan vastataan kyseisen avustuksen kohdalta kysymyksiin.

Vastaus: Yleisavustusten raportointi poikkeaa muiden avustuslajien raportoinnista. Olennaista on, että saamme STEAssa tiedon siitä, mitä yleisavustuksella on tehty ja jos toiminnot tai osa niistä ovat olleet ulkoisia, niin mitä tuloksia niiden avulla on saatu aikaiseksi. 

Yleisavustusten tuloksellisuutta arvioidaan jatkossa suhteessa järjestön muihin avustuskohteisiin sekä suhteessa muihin vastaaviin avustettaviin toimintoihin.

*

Kysymys: Useissa vastauksissa on nyt kehotettu täsmentämään toiminnan ja tuotosten sisältö -avovastauksessa sitä, mitä kohtaamiskertoihin laitettu lukumäärä kertoo. Entä yleisavustusten kohdalla, kun niille on ohjeistettu raportoimaan toiminnan ja tuloksen kuvauksissa vain ulkopuolisista toiminnoista, ja avovastaukseen vain sisäisistä toiminnoista?

Vastaus: Yleisavustusten osalta riittää, että avovastauksessa kuvataan vain sisäiset toiminnot, jos niitä on toteutettu STEA-avustuksella.

*

Kysymys: Ovatko toimintaluokat yleisavustuksessa samat kuin muissa avustuskohteissa, eli raportoidaan vain järjestön ulkopuoliset ja sisäiset avovastauksissa?

Vastaus: Kyllä. 

*

Kysymys: Onko yleisavustuksen raportissa tarkoitus kuvata vain yleisavustuksella rahoitettava toimintaa (taloushallinto ja siihen liittyvät henkilöstökulut ja jäsenneuvonta). Esim. kohderyhmän ja kohtaamisten suhteen. Vai otetaanko ulkoiseen toimintaan ja siihen liittyvään kohderyhmään ja kohdattuihin mukaan yhdistyksen muu toiminta, jota pyöritetään ilman STEA-avustusta jäsenmaksuvaroin ja muulla varainhankinnalla. Esim. yhdistyksen viestintä, lehti, vertaistukiryhmät ja liikuntaryhmät jne. Eli kuvataanko yhdistyksen toimintaa kokonaisuudessaan vai rajataanko tarkasti yleisavustuksella rahoitettavaan sisältöön.

Vastaus: Yleisavustettavan toiminnan osalta raportoidaan vain STEA-avusteisen sisällön osuus. Muulla rahoituksella toteutettua toimintaa ei tule raportoida.

Tulokset:

Kysymys: Mitä tietoa pyritään saamaan kysymyksellä ”millainen muutos mittareilla havaittiin”? (erotuksena tuloksiin).

Vastaus: "Millainen muutos mittarilla havaittiin?" -kysymykseen vastataan kertomalla muutoksesta, jonka mittari osoitti tapahtuneen. Esimerkiksi jos toiminnan tavoitteena oli yksinäisyyden kokemuksen väheneminen ja yksinäisyyden kokemusta mitattiin toiminnan alussa ja lopussa, kerrotaan vastauksessa siitä, kuinka yksinäisyyden kokemus muuttui mittausten välillä.

*

Kysymys: Mitä kysymykseen ”Mitä tavoitetta muutos edisti?” on tarkoitus vastata?

Vastaus: Vastaukseksi riittää se tavoite tai ne tavoitteet, joiden saavuttaminen on arvioitavissa mittarilla todennetun muutoksen perusteella.

*

Kysymys: Tuleeko tulosmittarit ja prosessimittarit raportoida samassa kohdassa lomaketta?

Vastaus: Pääsääntöisesti ei. Tulosmittarit raportoidaan Tulokset-välilehdillä.

Prosessimittarit kuvaavat tyypillisesti toiminnan ja osallistujien määrää, käytettyjä resursseja jne. Niistä raportoidaan välilehdillä Yhteistyö, Kohderyhmät ja Toiminta. On hyvä huomioida, että esim. tavoitetun kohderyhmän määrä raportoidaan erikseen ”Kohderyhmät”-osiossa, joten jos se on ollut yksi avustuskohteella käytetyistä prosessimittareista, ei sitä tule enää raportoida uudelleen muissa lomakkeen osioissa. 

*

Kysymys: Tulokset-välilehden kysymykseen ”miten kysyttiin?” voi valita vaihtoehtoisesti ”suullisesti”, ”digitaalisesti” tai ”paperilla”. Miten merkitään, kun tietoa on kerätty useammilla tavoilla?

Vastaus: Valitse vaihtoehdoksi se tiedon keräämisen tapa, jolla keräsitte suurimman osan vastauksista.

*

Kysymys: Jos kyselyyn on kutsuttu vastaajia avoimella ilmoituksella verkkojulkaisussa, mitä merkitään kohtaan ”kuinka monelta kysyttiin?” 

Vastaus: Vaikka verkkojulkaisujen osalta ei ole mahdollista todentaa lukijoiden määrää, verkkoanalytiikan työkaluilla pystytään ainakin suuntaa antavasti kuvaamaan esimerkiksi, kuinka monta kertaa julkaisua on luettu tai ladattu. Tämän luvun perusteella voi esittää raportilla arvion tavoitettujen lukijoiden määrästä suhteessa kyselyyn vastanneisiin.

*

Kysymys: Kuinka monta Mittarit-osiota voi avata Tulokset-kohtaan? Voiko mittareita yhdistellä?

Vastaus: Teknisesti mittareita voi lisätä enemmän, kuin mitä käytännössä on tarpeellista eritellä raporttiin. Asioita voi ryhmitellä teemojen mukaan, esimerkkinä vaikka Kykyviisarin eri osa-alueet.

*

Kysymys: Merkitäänkö mittariksi koko kysely vai yksittäinen kysymys kyselystä?

Vastaus: Kysely itsessään ei ole mittari, vaan asiat, joita kyselyssä kysytään. Mittari on väline, jolla tehdään muutosta näkyväksi. Mittarin valinta riippuu asetetusta tavoitteesta eli siitä, minkä asian muuttumista halutaan seurata ja todentaa. Kysely usein koostuu useasta samaa asiaa eri näkökulmasta selvittävästä mittarista. Kuvaa mittausten välillä havaittu muutos kohdassa ”millainen muutos mittarilla havaittiin?”

Korona

Kysymys: "Luovuitteko joistain toimintamuodoista pandemian aikana tai sen johdosta?" Tarkoitetaanko kysymyksellä toimintavuonna koronan takia siirtyneitä toimenpiteitä vai pysyvästi poistuneita toimenpiteitä?

Vastaus: Kysymyksellä viitataan vuodelle 2020 suunniteltuun toimintaan, jota ei voitu toteuttaa pandemian vuoksi. Vastauksessa voi ottaa huomioon sekä sellaiset toiminnot, jotka järjestetään myöhemmin tilanteen salliessa sekä toiminnot, jotka peruttiin kokonaan.

*

Kysymys: Miten pitäisi tulkita kysymystä "millainen oli pandemian vaikutus avustuskohteenne toimintaan?" Esimerkiksi jos kasvokkaista toimintaa korvaamaan kehitettiin uusia toimintamuotoja, onko vaikutus ollut suuri?

Vastaus: Tässä haluamme saada oman arvionne vaikutuksista. Huomioikaa arviossa erityisesti se, kuinka muutokset ovat vaikuttaneet asettamienne tavoitteiden saavuttamiseen ja avustuskohteen toiminnan tuloksellisuuteen. Voitte huomioida myös mm. kohderyhmän jäsenten kokemuksen muutosten merkittävyydestä.

*

Kysymys: Tuleeko pandemiaan liittyvät asiat kuvata Korona-välilehdellä, vai voiko koronaan viitata myös esim. Kohderyhmät-välilehden kohdissa "mitkä asiat edistivät/estivät kohderyhmien tavoittamista"?

Vastaus: Korona-välilehdellä kerätään yleisen tason tietoa pandemian vaikutuksista järjestökenttään. Jos koronatilanteeseen liittyvät rajoitustoimet ovat vaikuttaneet esimerkiksi kohderyhmien tavoittamiseen, asia kuvataan Kohderyhmät-välilehdellä.

*

Kysymys: Ottaako STEA huomioon alueelliset koronarajoitukset? Joillakin alueilla kohtaamisia on voinut olla huomattavasti enemmän kuin taas joillakin alueilla rajoitusten vuoksi kohtaamisia on ollut huomattavasti vähemmän.

Vastaus: Rajoitustoimien vaikutukset ovat vaikuttaneet samoillakin alueilla eri tavoin eri toimintoihin. Jos rajoitustoimet ovat vaikuttaneet avustuskohteen toimintaan, kertokaa siitä raportissa.

*

Vuonna 2021 päättyvien hankkeiden raportointiaikataulu

Kysymys:
Jos hankkeemme toiminta loppuu kevään 2021 aikana, voiko vuoden 2021 tiedot raportoida nyt verkkoasioinnissa olevalle tuloksellisuusraportille?

Vastaus:
Nyt täytettävissä olevalle raportille täytetään vain vuotta  2020 koskevia tietoja.  
Vuonna 2021 tehtävästä toiminnasta tulee täyttää tuloksellisuusraportti ensi vuonna. .

Tulosten raportointi yleisavustuksella tehdystä toiminnasta

Kysymys:
Yleisavustuksella tehdään paljon hallinnollista työtä, johon ei liity ulkopuolisia kohderyhmiä ja joka liittyy järjestön perustoiminnan pyörittämiseen – miten tästä raportoidaan uudella raporttipohjalla? 

Vastaus:
Yleisavustusten tuloksellisuusraportti täytetään kohderyhmien ja tulosten osalta vain siitä toiminnasta, joka kohdistuu järjestön ulkopuolisiin toimintoihin. Näitä toimintoja ovat esimerkiksi edunvalvonta, ulkoinen viestintä ja kohderyhmille tai jäsen-, paikallis- tai alueyhdistyksille kohdennetut neuvonta- ja ohjauspalvelut. Järjestön sisäisiä toimintoja ovat puolestaan esimerkiksi taloushallinto, sisäinen viestintä ja henkilöstön kehittäminen. Sisäisten toimintojen osalta raportoidaan toiminnan sisältö, mutta ei kohderyhmätietoja tai tuloksia.

Kohderyhmien ikä- ja sukupuolijakauma -taulukko

Kysymys:
Lomakkeella on taulukko, johon kirjataan kohderyhmien ikä- ja sukupuolitietoja – onko tietojen kerääminen ja raportoiminen pakollista?

Vastaus:

Ikä- ja sukupuolitietoja voi raportoida, jos tietoja on kerätty. Kentän täyttäminen on vapaaehtoista. Tietojen ilmoittaminen tuo STEAlle yleiskuvaa siitä, keitä järjestöjen toiminta Suomessa tavoittaa, siksi tietoa toivotaan mahdollisimman monelta. 

*

Kysymys:

Mitä jos kohderyhmää tavoitetaan pääasiallisesti kumppaneiden ja heidän toimintansa kautta? 

Vastaus: 

Näissä tapauksissa tietoa tulee kerätä kumppaneilta ja kumppaneiden kanssa yhteistyössä. Kumppanit voivat myös olla välillistä kohderyhmää, jonka kautta pyritään vaikuttamaan varsinaiseen kohderyhmään. Tässä tapauksessa on tärkeää tuoda esille myös kumppaneiden toiminnassa tapahtuva muutos, joka heijastuu suotuisalla tavalla varsinaiselle kohderyhmälle.

Kysymys:

Ovatko taulukon ikähaitarit uudet, vai samat kuin aiemmin väliraportilla/tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksellä?

Vastaus:
Ikäjakaumat ovat samat kuin aiemmilla raporteilla.

*

Kysymys:
Voiko raportoida pelkän kokonaisosallistujamäärän, ilman erittelyä iän ja sukupuolen mukaan? 

Vastaus:
Kyllä voi.

*

Kysymys:
Voiko järjestö kerätä tietoa eri ikäryhmäjakaumalla, esim ikä 65-84 ja yli 85 jos se toiminnan kannalta on järkevämpää?

Vastaus:
Kyllä, järjestö voi seurata osallistujia oman toimintansa näkökulmasta tarkoituksenmukaisella tavalla. Lomakkeen ikäjakauma-taulukko koskee vain tiedon raportointia STEAlle.

*

Kysymys:
Mitkä kaikki voivat olla raportoinnin kohderyhmänä - vapaaehtoiset, asiakkaat, organisaatiot?  Onko siihen jotain rajauksia?

Vastaus:
STEA ei rajaa tai määrittele toiminnan kohderyhmiä, järjestöt määrittelevät ne itse.

*

Kysymys:

Kuinka suurelta osalta tavoitettua kohderyhmää tulee saada kerättyä seurantatietoa

Vastaus:

Järjestötoiminta on niin monimuotoista, että yhtä tiettyä kaikille toimivaa numeroa ei tähän voi antaa ohjeeksi. Pääsääntönä voisi olla, että tietoa tulee kerätä niin, että sen avulla voidaan luotettavasti tehdä johtopäätöksiä toiminnan tuloksellisuudesta.

Miltä ajalta tuloksia raportoidaan?

Kysymykset:
Raportoidaanko vuonna 2021 myös vuonna 2020 alkaneiden hankkeiden tulokset eli noin 6-9 kuukauden toiminta?

Raportoidaanko nyt edelleen niin, että uusi raportti koskee vuosia 2019 ja 2020?

Entä 2019 alkaneet hankkeet. Raportoidaanko 2019 toiminta loppuraportissa?

Vastaus:
Vuonna 2019 tai 2020 toimintansa aloittaneet hankkeet raportoivat ensimmäistä kertaa STEAlle vuonna 2021, vuoden 2020 toiminnasta.

*

Kysymys:
Onko siis niin, että vuoden 2020 toiminnasta raportoidaan uudella lomakkeella, vaikka tämän toimintavuoden aikana ei ole ollut tiedossa, miten raportoidaan?

Vastaus:
Kyllä. Avustuspäätöksen mukaisesti toiminnasta on kerättävä tietoa ja raportoitava STEAlle pyydettäessä. Raportointimuotoa ei ole lukittu mihinkään tiettyyn lomakkeeseen, vaan tietoa voidaan pyytää lomakkeella, erillisessä selvityspyynnössä tai esim. Webropol-kyselyllä.

*

Kysymykset:
Jos hanke on alkanut loppuvuonna 2018, eikö vuotta 2019 raportoida lainkaan?

Mihin raportoidaan vuoden 2019 tulokset - koronan takia tulokset 2019 ja 2020 esimerkiksi kohderyhmästä tavoitettujen volyymien osalta erilaiset.

Vastaus:
Raportointi koskee vuotta 2020. Tarvittaessa raportin kysymyksessä Arvioi tulokset suhteessa tavoitteisiin voi kertoa lyhyesti myös vuoden 2019 tuloksista. Myös Toiminnan sisältö –kysymyksen vastauksessa voi tuoda esille, miten toiminta eroaa aikaisemmista vuosista. Koronatilanteen vaikutuksista on raportissa oma osionsa, jossa muutoksia voi kuvata.

*

Vuoden 2020 koronavirustilanteeseen liittyvien hankkeiden loppuraportoinnista on lähetetty erillinen ohje avustusta saaneille toimijoille sähköpostitse 29.10.2020.

*

Koronavirustilanteeseen liittyvät kysymykset

Kysymys:
Mihin korona-kysymysten tietoa käytetään?

Vastaus:
Käyttötarkoituksia on useita, tietoa hyödynnetään tulevaan varautumiseen ja sitä peilataan muihin yhteiskunnan toimijoihin valtionhallinnon tasolla.

*

Kysymys:
Onko koronakysymyksiä mahdollista saada jo tässä vaiheessa, jotta tiedonkeruu on mahdollisimman tarkoituksenmukaista?

Vastaus:
Raportin malli on julkaistu esitysmateriaalissa, lopullinen raportti valmistuu loppusyksystä. Koronaan liittyviä kysymyksiä varten järjestöjen ei tarvitse kerätä erikseen seurantatietoa, normaali tiedonkeruu riittää.

Pilotit, raporttien arviointi STEAssa, mittarit

Kysymys:
Jos raportteja ei STEAssa pisteytetä, mitä mittareita STEA käyttää käydessään läpi raporttien tuloksia /vaikutuksia?

Vastaus:

Tuloksellisuuden arviointimallia ja -kriteerejä kehitetään tällä hetkellä STEAssa uuden raportoinnin mukaiseksi. Malli valmistuu loppuvuoden aikana ja tiedotamme siitä tarkemmin vuoden 2021 alkupuolella.

*

Kysymys:
Onko mittarivinkkejä mahdollista saada jo syyskuussa ensi vuoden hakemuksen tueksi?

Vastaus:
Järjestö valitsee itse ne mittarit, joiden avulla seuraa tavoitteiden toteutumista. Käytössä olevia mittareita voi muuttaa hakemuksen jättämisen jälkeenkin. Yleensä toimintaan parhaiten soveltuvat mittarit löytää vasta kokeilemalla.

*

Kysymys:

Mittari-sana ohjaa siihen, että tietojen keräämiseen pitäisi käyttää jotakin kyselyä tai lomaketta. Voiko tiedon keräämiseen käyttää myös laadullisia menetelmiä kuten haastattelua? 
 

Vastaus:

Tietoa voi kerätä hyvin myös laadullisilla menetelmillä kuten haastattelemalla tai havainnoimalla. Tärkeää on, että lomakkeella kerrotaan, miten tietoa on kysytty, kuinka monelta on kysytty ja kuinka moni lopulta on vastannut.  

*

Kysymys:

Voiko tuloksia raportoidessa käyttää mittareita, joita ei ole kuvattu hakemuksessa?

Vastaus:

Kyllä voi. Mittareita voi tarkentaa hakemuksen jättämisen jälkeen. Tuloksellisuusraportilla on tärkeää tuoda esille kaikki käytetyt mittarit.

*
Kysymys:

Missä kohdassa prosessimittarit eli kohderyhmää ja toiminnan sisältöä kuvaavat mittarit raportoidaan?

Vastaus:

Kohderyhmän saavuttamista kuvaavat luvut raportoidaan välilehdelle ”kohderyhmät” ja toiminnan laajuutta kuvaavat luvut raportoidaan välilehdellä ”toiminta”.

*

Kysymys:

Missä kohtaa tuloksellisuusraportissa voi tuoda esille mahdollisia vaikutuksia?

Vastaus:

Mahdollisia vaikutuksia voi tuoda esiin tuloksellisuusraportin Tulokset-välilehdellä (kohdassa: Arvioi millaisia ovat aikaansaamanne tulokset suhteessa tavoitteisiin).

*

Kysymys:

Miten tuloksellisuutta raportoidaan, jos tulosten syntyminen ja hyödyn arviointi sijoittuvat pidemmälle aikavälille, esim. kahdeksi vuodeksi.

Vastaus:

Raportointia helpottaa, jos tavoitteet on jaettu välitavoitteisiin, joiden toteutumista voidaan seurata myös vuositasolla  

*

Kysymys:
Kuinka paljon pilottiryhmään osallistuminen työllistää järjestöä?

Vastaus:
Osallistuminen työllistää jonkin verran, mutta samanaikaisesti se voi myös helpottaa raportin viimeistely- ja lähettämisvaiheen työtä.

Raportoinnin pilotissa on mahdollista viedä esim. määrällistä tietoa tilaisuuksiin osallistujista jne. raporttipohjalle heti tilaisuuden päätyttyä. Tällöin tieto on tallessa verkkoasioinnissa.

Mittaripilotin työllistävyyteen vaikuttaa se, kuinka monta ja mitä mittareita toiminnan seurantaan valitaan. Myös tähän pilottiin osallistuminen hyödyttää järjestöjä raportointivaiheessa - mittareiden avulla saadaan tietoa tulosten todentamiseen ja raportointiin.

*

Kysymys:
Pääsevätkö kaikki halukkaat pilottiryhmiin, vai onko osallistujien määrä rajoitettu?

Vastaus:
Tämä riippuu siitä, paljonko kiinnostuneita osallistujia on.

*

Kysymys:
Miten yhteisissä mittareissa otetaan huomioon eri kieli- ja kulttuuritaustaiset?

Vastaus:
Yhteisten mittareiden pilotointi käynnistyy ensi vuonna. Tähän kysymykseen osaamme vastata pilotin päätyttyä, jos yhteisiä mittareita otetaan käyttöön.

Muut aiheet:

Kysymys:
Tuleeko tuloksellisuusraportti nähtäväksi ennen syyskuun loppua, jolloin on avustushakemusten viimeinen jättöpäivä?

Vastaus:
Uusi lomake on esitelty pääpiirteittäin tilaisuuden esitysmateriaalissa. Avaa esitysmateriaali selaimessa. Lopullinen lomake valmistuu loppusyksystä ja se toimitetaan järjestöille verkkoasiointiin tammikuussa 2021.

*

Kysymys:
Säilyykö talouden raportointi erillisenä, eli täytetäänkö jatkossakin myös vuosiselvitys keväällä?

Vastaus:
Kyllä. Vuosiselvitys tulee jatkossakin täyttää joka kevät.

*

Kysymys:
Onko tarkoitus, että jatkossakin raportointi, vuosiselvitykset ja uusien avustusten haku on keväällä?

Vastaus:
Vuosiselvitysten ja uusien avustusten haun aikataulut on määritelty lainsäädännössä. Jos tuloksellisuusraportoinnin piloteissa saadaan hyviä kokemuksia, voi tuloksellisuusraporttia jatkossa täyttää mihin aikaan vuodesta tahansa, raportin lähetysaika STEAlle todennäköisesti on kuitenkin keväällä, jotta raportin tietoja voidaan hyödyntää seuraavan vuoden avustusehdotuksen valmistelussa.

*

Kysymys:
Tuleeko raporttiin liittää jotain liitteitä?

Vastaus:
Ei, raportille ei tarvitse liittää liitteitä

*

Kysymys:
STEA suosittaa yhteistyötä ja sitähän järjestöt tekevät paljon myös keskenään. Ovatko ohjeet entiset, liittyen osallistujatilastoihin yhteistyötoiminnoissa? Esim. jos 150 henkilöä osallistuu kolmen järjestön tilaisuuteen, niin kirjataanko edelleen esim. vain 50 osallistujaa/järjestö, vaikka oman järjestön toiminnan kohteena onkin ollut tuo koko 150 henkilön kohderyhmä?

Vastaus:
Kyllä, jos tilaisuuden järjestäjiä on kolme, ja kaikki toimijat raportoivat tilaisuudesta omalla tuloksellisuusraportilla, jaetaan osallistujamäärä kolmella, jotta raportoitu kokonaislukumäärä täsmää todellisten osallistujien kanssa. 

Uudistukseen liittyviä ohjeita ja muita julkaisuja

Tiedote ja ohjeita: Tuloksellisuusraportit verkkoasiointiin 14.1. (julkaistu 12.1.2021)

Ohje hankkeiden loppuraportoinnista on julkaistu STEAn verkkosivuilla 21.10.2020. 

Kolme koulutusvideota toiminnan tulosten seurannan ja arvioinnin tueksi (julkaistu 1.12.2020)

*

STEAn arviointipäällikkö Marja Tuomen blogikirjoitus: Uusilla toimintatavoilla uuteen aikaan (julkaistu 19.10.2020)

STEAn erityisasiantuntija Nina von Hertzen-Oosin blogikirjoitus: Toiminnan tulokset esiin yhdessä (julkaistu 2.12.2020)

Lisätietoja tuloksellisuusraportoinnin uudistuksesta myös 8.9.2020 järjestetyssä verkkotilaisuudessa (video alla). 

Tilaisuuden esitysmateriaali selaimessa. 

Tuloksellisuusraportointi uudistuu -verkkotilaisuus