Koonti koronatilanteeseen liittyvistä ohjeista

Intro

Ajankohtaiset uutiset ja vastauksia kysymyksiin

Kysymyksiä ja vastauksia koronatilanteessa

Kysymyksiä ja vastauksia - Päivitetty 25.3.2020

Kysymys
- Järjestömme toimipiste on suljettu, eikä työtehtäviä ole mahdollista tehdä etänä. Miten toimimme määräaikaisten työntekijöiden kohdalla, joita ei lain mukaan ole mahdollista lomauttaa?

Vastaus: 
Tilanne on tällä hetkellä hyvin poikkeuksellinen. Me STEAssa emme voi suoraan toimivaltamme puitteissa ottaa kantaa järjestöjen henkilöstöpolitiikkaan tai työn järjestämiseen. Avustusta saavat järjestöt vastaavat toiminnan tilannearviosta itse, mutta kannustamme kaikkia toimijoita etsimään aktiivisesti tapoja järjestää toimintaa uudelleen ja etsimään työntekijöilleen tarkoituksenmukaisia työtehtäviä toiminnan kohderyhmien tukemiseksi uudessa tilanteessa. STEA suhtautuu joustavasti käyttötarkoitustekstin puitteissa tehtäviin muutoksiin. Etätyön järjestämistä suositellaan, jos sen järjestäminen on mahdollista. Palkanmaksun edellytyksenä tulee olla aina työntekovelvoite.

Järjestöjen tulee tässäkin tilanteessa noudattaa työsopimuslakia ja työehtosopimuksia ja kääntyä ammattiliittojen puoleen. Esimerkiksi HALIn ja ERTOn sivuille on koottu paljon tietoa sekä vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin.

Tällä hetkellä voimassa olevan työsopimuslain mukaan määräaikaista työntekijää ei voida lomauttaa. Lainsäädäntöä on suunniteltu muutettavaksi tilapäisesti siten, että työnantaja voisi lomauttaa myös määräaikaisessa työsuhteessa olevan työntekijän samassa laajuudessa kuin toistaiseksi voimassa olevassa työsuhteessa olevan työntekijän. Muutoksen voimaantulon aika ei vielä ole tiedossa, mutta viranomaisviestintää kannattaa seurata tarkasti. 
Avustuksen käyttöajalle voidaan hakea STEAsta pidennystä.

*

Kysymys:
- Joudumme korona-tilanteen vuoksi peruuttamaan suunniteltuja tapahtumiamme, mikä säästää kuluja tältä kustannuspaikalta. Onko näitä säästyneitä avustuksia mahdollista käyttää esimerkiksi siihen, että palkkaisimme lisää työntekijöitä hoitamaan chat-ja puhelinpalvelua? Voiko hakemuksen talousarviosta poiketa?

Vastaus:
Hakemuksesta ja talousarviosta voidaan poiketa. Talousarvion sisällä tapahtuvia muutoksia ei tarvitse erikseen hyväksyttää STEAlla. Avustuspäätöksen ehtojen mukaisesti käyttötarkoitusta toteuttavaan toimintaan voidaan esim. palkata työvoimaa joustavasti tarpeen mukaan. Jos jokin kustannus on rajattu määrällisesti / kokonaan poissuljettu avustuspäätöksessä, ei järjestö kuitenkaan voi toteuttaa muutosta oma-aloitteisesti, vaan tähän on saatava erillinen muutospäätös. Tämä toimii myös järjestön oikeusturvana tulevaisuutta ajatellen. Tällaisissa tapauksissa tulee ottaa yhteyttä STEAn yhteyshenkilöön.

18.3.2020 julkaistut kysymykset ja vastaukset:

1. Muutokset toiminnassa

Kysymyksiä: 

- Voidaanko joustaa hakemuksessa ilmoitetuista toteutusmuodoista ilman erillistä muutospäätöstä? Esimerkiksi webinaarien yms. verkkotoiminnan järjestäminen livetapaamisten sijasta?

- Kelpuutetaanko vaihtoehtoiset tavat toteuttaa toimintaa ja tavoittaa kohderyhmää?

- Voimmeko käyttää avustuksia poikkeuksellista enemmän postituskuluihin tai lehden toimittamiseksi kaikille, kun emme tavoite kohderyhmää muuten?

Vastaus:
Käyttötarkoituksen mukaista toimintaa voi toteuttaa tässä poikkeustilanteessa joustavalla tavalla. Resurssia kannattaa kohdistaa sellaiseen toimintaan, jolla voidaan helpottaa kohderyhmän selviytymistä.  Kysymysten mukaisiin toiminnan muutoksiin ei tarvitse hakea STEAlta muutospäätöstä, mutta muuttunutta toimintaa tulee seurata siten, että siitä voi raportoida myöhemmin.

*

Kysymys:
- Jos tämän vuoden toiminta peruuntuu ja rahaa säästyy, pitääkö sillä kehittää korvaavaa toimintaa tänä vuonna vai voiko käyttää vasta ensi vuonna?

Vastaus:
Molemmat vaihtoehdot ovat mahdollisia. Avustus on aina käytettävissä myöntämisvuoden ja sitä seuraavan vuoden aikana. Toteutustapaa voi myös muuttaa, mikäli korvaava toimintamalli on mahdollinen juuri nyt. Säästynyt avustus otetaan huomioon tapauskohtaisesti seuraavan vuoden avustushakemuksia käsiteltäessä.

*

Kysymys:
- Voidaanko järjestää aiempaa enemmän kotiin ulottuvaa tukea/palvelua ilman että sitä pidetään julkisen sektorin vastuulla olevana kotipalveluna tai kilpailuhaittana yksityiselle kotipalvelutuotannolle?

Vastaus:
On tärkeää huolehtia kohderyhmän arjen sujumisesta. Järjestöt voivat käyttötarkoitusten puitteissa kohdistaa toimintojaan innovatiivisella tavalla kohderyhmien hyödyksi. Esimerkiksi yksilö- ja ryhmätyöstä vapautuvia resursseja voi kohdistaa virtuaaliseen auttamiseen tai esim. ikäihmisten ja erityisryhmien asiointitukeen. Järjestöjen resurssi on todella tarpeellinen. Tälläkin tavalla pystymme vähentämään julkiselle palvelulle kohdistuvaa painetta. STEA-avustuksilla ei voi tässäkään tilanteessa kattaa kustannuksia, jotka aiheutuvat järjestön taloudellisesta toiminnasta tai toiminnasta, joka kuuluu kunnan, valtion tai muun viranomaisen yleisen tai erityisen järjestämisvastuun piiriin. Avustuspäätöksen ehtoja tulee edelleen noudattaa.

*

Kysymys:
- Jos kriisivastaanotto siirretään puhelinkeskusteluksi, onko ok, että me maksamme puhelut, toisin sanoen soitamme asiakkaille. Koska palvelumme nyt kuitenkin on maksutonta. Vai onko tämä niin itsestään selvä asia, ettei sitä tarvitse edes kysyä?

Vastaus:
Kyllä, muutos on käyttötarkoituksen mukainen ja varmistaa maksuttoman palvelun. Ei tarvitse kysyä.

*

Kysymys:
- Olemme jo päätyneet siihen, että riskiryhmien (vanhukset ja sairaat) lomaryhmät perutaan toukokuun loppuun ja pyritään järjestämään myöhemmin. Mutta keskeytetäänkö koko lomatoiminta, myös lapsiperheiden ja aikuisten ja vammaisryhmien ym. lomat toukokuun loppuun?

Vastaus:
Järjestöt vastaavat koronaepidemiaan liittyvästä tilannearviosta ja vaikutuksesta omaan toimintaansa. Toimintaa voi vähentää siltä osin kuin sen toteuttaminen ei ole vallitsevissa olosuhteissa tarkoituksenmukaista tai linjassa valtioneuvoston antamien suositusten kanssa. Suunnitellun toiminnan peruuttamisesta aiheutuvat kohtuulliset ja tarpeelliset kulut ovat avustuskelpoisia.

2. Työsuhdeasiat

Kysymys:
- Voiko palkanmaksu jatkua, jos työntekijä on karanteenissa tai joutuu hoitamaan kotona lapsia, kun päiväkodit ovat kiinni?

Vastaus määrittyy työtehtävien, työsopimuslain ja työehtosopimusten mukaisesti. Ammattiliitot auttavat näihin liittyvissä kysymyksissä.

*

Kysymys:
- Jos joudumme ajamaan toimintoja alas myös STEA-avusteisissa toiminnoissa, niin miten avustuksiin kytkeytyy mahdolliset lomautukset? Onko jotain ehtoja?

Vastaus:
Lähtökohtana on se, että palkanmaksun edellytyksenä tulee olla aina työntekovelvoite. Vallitsevassa tilanteessa työtehtäviä voi joustavasti muuttaa siten, että ne vastaavat edelleen avustuspäätöksen käyttötarkoitusta ja työnantajan tarvetta. Jos työntekijälle löytyy tarkoituksenmukaisia tehtäviä, joilla avustuspäätöksen käyttötarkoitus toteutuu, ei lomautukselle ole tarvetta. Asiaa on hyvä yrittää käydä työntekijöiden kesken neuvotellen läpi.

Tämän lisäksi mahdolliset käyttötarkoituksen muutoshakemukset käsitellään nopean muutoshakemusmenettelyn kautta.

Mahdollisten lomautusten myötä avustusta jää luonnollisesti käyttämättä. Käyttämätön avustus voidaan suunnata uudelleen avustushakemuksesta poikkeavasti avustusehtoja noudattaen tai käyttää myöhemmin. Käyttöaikaa avustukselle on myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi. Säästynyt avustus otetaan huomioon tapauskohtaisesti seuraavan vuoden avustushakemuksia käsiteltäessä.

On hyvä huolehtia mahdollisuuksien mukaan henkilöstön henkisestä hyvinvoinnista. Työntekijöiden erilaiset tilanteet huomioiva joustava henkilöstöpolitiikka ja selkeät ohjeistukset luovat pohjan luottamukselle ja yhdessä tekemisen hengelle.

*

Kysymys
- Saako toiminnan peruuntumisesta säästyvillä avustuksilla palkata osa-aikaista työvoimaa? 

Vastaus:
Avustuspäätöksen ehtojen mukaisesti käyttötarkoitusta toteuttavaan toimintaan voidaan palkata työvoimaa joustavasti tarpeen mukaan. Tarvittaessa STEAan voi olla yhteydessä muutoshakemuksen tekemiseksi.

*

Kysymys:
- Olemme miettineet meidän kokkimme roolia tässä muuttuneessa tilanteessa, kun ruokaa ei nyt tarvitse laittaa. Voimmeko etsiä hänelle korvaavaa työtä, esimerkiksi puhelinneuvontatehtäviä tai hän voisi jakaa ruokaohjeita meidän somekanavissa ja osallistua tuettuna myös joskus chattiin, se voisi olla välillä teemoitettu näillä arjen taidoilla, joita tarvitaan karanteenissa. Tässä muuttuu käyttötarkoitus vähän, mutta toiminta palvelisi asiakaskuntaamme tässä tilanteessa aika oivallisesti. Onko avustusten käytön vastaista, jos kokkimme valmistaisi myös edelleen ruokaa, jota vapaaehtoinen kuljettaisi riskiryhmiin kuuluvien asiakkaidemme oven taakse?

Vastaus:
Tämä on hyvä esimerkki tehtävien joustavasta mutta avustuspäätöksen käyttötarkoitusta toteuttavasta muutoksesta vallitsevassa tilanteessa. Tällaiselle muutokselle ei tarvitse hakea erillistä lupaa STEAlta.

3. Muutokset kustannuksissa

Kysymys:
- Toiminnan peruutuksista ja siirtymisestä syntyy paljon kustannuksia, ovatko ne kaikki avustuskelpoisia?

Vastaus:

Koronavirustilanteesta johtuvat tilaisuuksien tai tapahtumien peruuttamisesta aiheutuvat kustannukset ovat avustuskelpoisia kustannuksia. Avustuskelpoisiksi peruutuskuluiksi voidaan katsoa tarpeelliset ja kohtuulliset STEA-avustuksella katetut, valtionavustuspäätöksessä mainitusta toiminnasta aiheutuvat kustannukset. STEA-avustuksilla ei voi tässäkään tilanteessa kattaa kustannuksia, jotka aiheutuvat järjestön taloudellisesta toiminnasta tai toiminnasta, joka kuuluu kunnan, valtion tai muun viranomaisen yleisen tai erityisen järjestämisvastuun piiriin.

*

Kysymys:
- Leiritoiminta joudutaan peruuttamaan/siirtämään. Leirikeskusten ylläpitokustannukset pitää kuitenkin maksaa. Millä perusteella STEA laskee paljonko meidän pitää mahdollisesti maksaa avustusta takaisin, kun leirejä ei voida suunnitellusti järjestää?

Vastaus:
Normaalit toiminnasta aiheutuvat kustannukset, myös kiinteät kustannukset, voidaan kattaa, mikäli ne olisivat aiheutuneet myös silloin, jos toiminta olisi toteutunut suunnitellusti. Tässä yhteydessä järjestöjen hakemuksesta ja talousarviosta voidaan poiketa. Talousarvion sisällä tapahtuvia muutoksia ei tarvitse erikseen STEAlla hyväksyttää. Poikkeus: jos jokin kustannus on rajattu pois avustuspäätöksessä, ei järjestö voi toteuttaa muutosta oma-aloitteisesti, vaan tähän on saatava erillinen muutospäätös, joka toimii myös järjestön oikeusturvana tulevaisuutta ajatellen.

4. Miten muutokset toiminnassa kirjataan ylös?

Vastaus: Järjestöjen tulee kerätä tietoa toiminnasta ja pitää kirjaa toimintasuunnitelmaan tehdyistä muutoksista sekä siitä, miten olemassa olevia resursseja käytettiin. STEA tulee ohjeistamaan vuoden 2020 raportoinnista tarkemmin myöhemmin.

5. Vaikutukset seuraavan vuoden avustuksiin

Kysymykset:
- Poikkeustilanteesta johtuen emme tavoita kohderyhmää yhtä hyvin kuin aiemmin. Tulevatko nämä toiminnan muutokset vaikuttamaan avustetun toiminnan avustusmäärään ensi vuonna ja onko järjestöjen syytä varautua tästä johtuviin lomautuksiin?

- Korona tulee säästämään toimintakuluja, kun osa toiminnasta keskeytyy. Saako ne säästää tuleviin vuosiin ilman, että avustuksia leikataan?

Vastaus:
Avustusten käyttöaika on myöntämisvuosi ja sitä seuraava vuosi. Säästynyt avustus otetaan huomioon tapauskohtaisesti seuraavan vuoden avustushakemuksia käsiteltäessä.  Toiminnan muutoksista tulee pitää kirjaa ks. kohta 4. ja niistä tulee raportoida STEAlle myöhemmin ohjeistettavalla tavalla.

6. Muuttuuko avustusten maksaminen? 

Vastaus: STEA maksaa avustuksia normaalisti. Jos järjestön toiminnassa tapahtuu koronatilanteesta johtuen sellaisia muutoksia, että avustusta tarvitaan määriteltyä maksuaikataulua nopeammin käyttöön, tulee avustuksen saajan olla yhteydessä STEAan sähköpostitse.

7 Muuttuuko TVS-raportin määräaika?

Vastaus: Olemme siirtäneet raportin määräaikaa perjantaihin 17.4. klo 16.15 mennessä.

8. Koska vuosiselvitykset tulevat täytettäviksi?

Vuosiselvitykset lähetetään verkkoasiointiin 25.3.2020.

9. Entä jos vuosiselvityksen liitteitä ei ole määräaikaan saatavilla?

Kysymys:
- Vuosikokousta ei pystytä nyt järjestämään. Voidaanko STEAn vuosiselvitykseen laittaa tarvittavat liitteet (esim. vuosikertomus ja tiliasiakirjat) ilman vuosikokouksen hyväksyntää?

Vastaus:
Järjestöissä ja liitoissa tulee keväällä kirjanpitolain mukaan laatia tilinpäätös ja sääntöjen mukaan järjestää yhdistyslaissa tarkoitettu yhdistyksen kokous / liittokokous. Koronavirustilanne saattaa asettaa normaalille menettelylle esteitä. Jos kokouksen kutsumiselle tai kokouksen pitämiselle on este, yhdistyksen hallitus saa odottaa esteen poistumista ja toimia vasta sitten.

STEAlle riittää, että hallitus on käsitellyt ja hyväksynyt tilinpäätöksen. Tilinpäätös on hyväksytty, kun se on allekirjoitettu hallituksen toimesta. Ellei järjestön säännöissä muuta sanota, hallitus on päätösvaltainen hyväksymään tilinpäätöksen, kun yli puolet hallituksen jäsenistä on sen allekirjoittanut. Kirjanpitolautakunta on täsmentänyt, että hyväksyntää varten ei ole välttämätöntä järjestää hallituksen kokousta, vaan allekirjoittaminen voidaan järjestää esimerkiksi sähköisesti.

Jos vuosikokouksessa tehdään myöhemmin muutoksia tilinpäätökseen, tulee STEAlle lähettää päivitetty versio. Vuosiselvityksen lähettäminen ei siis ole riippuvainen sääntömääräisistä kevät- tai syyskokouksista.

Hallituksen kokous tai vuosikokous tulee pitää, kun poikkeustilanne on päättynyt.

STEA tulee antamaan asiasta lisää ohjeita vuosiselvitysten lähetyksen yhteydessä 25.3.2020.