Avustusta voi käyttää vain tarkoin määriteltyjen, ns. hyväksyttävien kulujen maksamiseen.

Hyväksyttäviä kuluja ovat vain todelliset kulut – sellaiset, jotka on rahalla maksettu tai jotka tullaan maksamaan rahalla.

Poistot, arvonvähennykset, vuokra-arvot tai sellaiset varaukset tai muut laskennalliset erät, joihin ei liity rahavirtaa, eivät ole hyväksyttäviä kuluja.

Epäselvissä tilanteissa on hyvä tarkistaa kulujen hyväksyttävyys STEAlta. Jokaiselle avustusta saavalle järjestölle on nimetty oma yhteyshenkilö, jonka yhteystiedot löytyvät avustuspäätöksestä. Hakemusvaiheessa lisätietoja antaa STEAn avustusvalmistelusta vastaava henkilö.

Yleisavustuksille, kohdennetuille toiminta-avustuksille, hankevustuksille ja investointiavustuksille on määritelty omat avustuksen käyttöä määrittelevät yleisehtonsa ja -rajoituksensa. Näihin kannattaa tutustua jo ennen avustushakemuksen tekemistä.

Hyväksyttävien kulujen määrittelyä ja tulkintaa ohjaavat:

• valtionavustuslaki
• valtioneuvoston asetus valtionavustuksista yleishyödyllisille yhteisöille ja säätiöille terveyden ja sosiaalisen hyvinvoinnin edistämiseen (avustusasetus, AvA)
• avustuspäätöksen käyttötarkoitusteksti mahdollisine rajauksineen sekä
• järjestön avustushakemuksessa esitetty talousarvio tai myöhemmin pyydetty tarkennettu talousarvio
• avustuslajikohtaiset yleisehdot ja rajoitukset
• erilliset soveltamis- ja menettelyohjeet.