Kysymyksiä ja vastauksia tuloksellisuusraportista

Vapaaehtoinen on henkilö, joka tekee työtä ilman vastiketta ja joka toimii ilman työsopimussuhdetta esim. vetää vertaistukiryhmää.
Yleisavustuksesta (Ay) raportoitaessa järjestön luottamushenkilöitä (hallitus) ei määritellä vapaaehtoisiksi. Kohdennettuja avustuksia (Ak-avustus) ja hankeavustuksia (C-avustus) raportoitaessa myös luottamushenkilöt voi sisällyttää vapaaehtoisiin.

Toimintaan osallistuneiden henkilöiden määräksi laitetaan niiden eri henkilöiden lukumäärä, jotka ovat osallistuneet avustuskohteen toimintaan vuoden aikana. Jos verkkopalvelu on ollut tavoitteiden mukainen osa toimintaa ja on enemmän kuin pelkkä vierailu verkkosivuilla, sen voi myös merkitä. Sen sijaan toimintaan osallistumista ei ole esimerkiksi pelkkä vierailu verkkosivuilla eikä esimerkiksi esitteen vastaanottaminen messuilla tai somepostauksen tykkääminen.

Kohdassa on mahdollista raportoida myös ne muut osallistujat, jotka eivät kuulu toiminnan varsinaisiin kohderyhmiin. Kyse on kuitenkin toimintaan osallistumisesta eikä sen järjestämisestä. Jos esimerkiksi vapaaehtoinen on ollut mukana ohjaamassa ryhmiä, hän ei ole osallistuja. Jos vapaaehtoinen on osallistunut esimerkiksi toiminnassa järjestettyyn koulutukseen, on hän ollut toiminnassa mukana osallistujana ja silloin hänet voi laskea mukaan osallistuneiden kokonaismäärään.

Määrään merkitään yksittäisten henkilöiden kokonaismäärä. Osallistumisten määrät raportoidaan Toiminta-välilehdellä kohtaamiskertojen lukumääräksi.

Kyllä. Mikäli kohderyhmä on kuvattu hakemuksella, myös kohderyhmän tavoittamatta jäämisestä on syytä raportoida. Tällaisessa tilanteessa kannattaa kuvata tilanne tarkemmin vastaamalla kysymykseen ”Mitkä tekijät estivät kohderyhmien tavoittamista?”.

Vaihtoehdoksi valitaan se tiedon keräämisen tapa, jolla on kerätty suurin osa vastauksista.

Toteutuneeksi henkilömääräksi merkitään tavoitettujen järjestöjen määrä. Jos kohderyhmänä on organisaatio, ei raportille täytetä kohderyhmän ikä- ja sukupuolijakaumatietoja.

Jos järjestäjiä on ollut useampia, tulee raportoinnista sopia yhdessä kaikkien osapuolien kanssa. STEAn näkökulmasta on tärkeintä, että samassa toiminnassa tavoitettuja ihmisiä ei raportoida STEAlle ”tuplana” tai ”triplana”.

Ei. Kohtaamiskerta on yksittäinen tapaaminen tai kohtaaminen, jonka aikana voidaan hoitaamonta eri asiaa. Eli yksi yksilöneuvonnan kerta on yksi kohtaaminen.

Pääsääntöisesti ei. Nämä raportoidaan silloin kun ne oleellisesti liittyvät avustuskohteelle asetettujen tavoitteiden  saavuttamiseen, eli jos esimerkiksi vertaisryhmäkeskustelu on käyty Teamsin kautta tai tavoitteita edistävää neuvontaa on annettu puhelimitse.

Lähtökohtaisesti ohjausryhmän kokouksia tai muitakaan sisäisiä kokouksia ei raportoida STEAlle. Ohjausryhmä on usein tukirakenne, joka mahdollistaa avustetun toiminnan tavoitteiden edistymisen.

Toimintoja ja tuotoksia voi lisätä haluamansa määrän. On kuitenkin syytä huomioida, että toiminta ja tuotos -osio täytetään vain avustuksilla rahoitetun toiminnan tuloksellisuuden kannalta keskeisimpien sisältöjen osalta. Raportoitavien toimintojen ja tuotosten tulee aina olla sellaisia, että ne palvelevat toiminnalle asettamianne tavoitteita.

Kyllä voi, ja se on jopa suositeltavaa.

Kohdassa tarkennetaan toimintojen ja tuotosten erittelyssä annettuja tietoja esim. kohtaamiskerroista tai kohtaamisten kestosta. Kaikkia toimintojen sisältöjä ei tarvitse kuvata, koska raportin pääpaino on toiminnoilla aikaansaaduissa tuloksissa, joista raportoidaan Tulokset-välilehdellä.

Lisäksi tässä voit raportoida toiminnan tuloksellisuuden tai tulosten saavuttamisen kannalta oleellisia verkkoviestinnän tai julkaisujen lukumääriä, kuten verkkosivujen kautta tavoitettujen määriä, uutiskirjeiden vastaanottajamääriä, painotuotteiden levikkimäärää tai muita vastaavia tunnuslukuja.

Jos tavoitteita ja mittareita on täsmennetty, on tästä hyvä mainita tuloksellisuusraportissa, niin että tuloksia voidaan peilata tarkennettuihin tavoitteisiin. Jos tavoitteita on toiminnan edetessä tarpeen muuttaa merkittävästi siitä mitä hakemuksessa on kuvattu, tulee STEAan olla asiasta erikseen yhteydessä. Uusia mittareita voi tarvittaessa ottaa käyttöön myös matkan varrella.

Väittämiä voi niputtaa jonkin mittarin alle, mutta kun kuvataan tuloksia, tulee käydä ilmi eri väittämät ja niiden tulokset. Vastaukseksi ei siis riitä esim. ”Mittarin avulla havaittiin osallisuuden lisääntyneen”.

Vastaukseksi riittää avustuskohteelle asettamanne tavoite tai ne tavoitteet, joiden saavuttaminen on arvioitavissa mittarilla todennetun tuloksen perusteella.

Mittareita voi lisätä haluamansa määrän.

Pääsääntöisesti ei. Tulosmittarit raportoidaan Tulokset-välilehdillä. Prosessimittarit kuvaavat tyypillisesti toiminnan ja osallistujien määrää jne. Niistä raportoidaan välilehdillä Kohderyhmät ja Toiminta. On hyvä huomioida, että esimerkiksi tavoitetun kohderyhmän määrä raportoidaan erikseen ”Kohderyhmät”-osiossa, joten sitä ei tule enää raportoida uudelleen muissa raportin osioissa.

Vaihtoehdoksi valitaan se tiedon keräämisen tapa, jolla on kerätty suurin osa vastauksista.

Vaikka verkkojulkaisujen osalta ei ole mahdollista todentaa lukijoiden määrää, verkkoanalytiikan työkaluilla pystytään ainakin suuntaa antavasti kuvaamaan esimerkiksi, kuinka monta kertaa julkaisua on luettu tai ladattu. Tämän luvun perusteella voi esittää raportilla arvion tavoitettujen lukijoiden määrästä suhteessa kyselyyn vastanneisiin.

Yleisavustusten raportointi poikkeaa muiden avustuslajien raportoinnista. Olennaista on, että saamme STEAssa tiedon siitä, mitä yleisavustuksella on tehty, ja jos toiminnot tai osa niistä ovat olleet ulkoisia, niin mitä tuloksia niiden avulla on saatu aikaiseksi.

Yleisavustettavan toiminnan osalta raportoidaan vain STEA-avustuksella rahoitetun toiminnan sisällön osuus. Muulla rahoituksella toteutettua toimintaa ei tule raportoida.

Jos yleisavustuksella rahoitetussa toiminnassa on ns. ulkoisia toimintoja, joissa kohderyhmää tavoitetaan esimerkiksi verkkosivujen välityksellä (ei kohdata kasvokkain, puhelimitse tai chatin kautta) tulee nämä tiedot raportoida tuloksellisuusraportilla kohdassa: ”mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt”. Tässä kohdassa ilmoitetaan siis esimerkiksi verkkosivujen kävijätietoja.