Jos järjestönne ei ole aiemmin hakenut avustusta, saatte verkkoasioinnin käyttöönne verkkoasioinnin etusivulta (https://asiointi.stea.fi) löytyvän Ilmoita järjestö -toiminnan kautta. Järjestön tiedot kannattaa ilmoittaa jo hyvissä ajoin ennen varsinaisen avustushaun alkua, jotta ilmoitus ehditään käsitellä STEAlla ajoissa. Avustushakemuksen voi lähettää vasta sitten, kun ilmoitus on STEAssa hyväksytty. Ongelmatilanteissa apua saa sähköpostitse osoitteesta asiointituki.stea@stm.fi.

Pääkäyttäjän rekisteröityminen verkkosivujen linkin kautta onnistuu vasta sitten, kun ensimmäinen pääkäyttäjä on avannut palvelun. Tarvittaessa ota yhteyttä järjestösi toiminnanjohtajaan.

Pääkäyttäjien tai peruskäyttäjien määrää ei ole rajoitettu. Pääkäyttäjiä on hyvä olla ainakin kaksi, jolloin talosta löytyy tuuraaja varsinaisen pääkäyttäjän sairastuessa tai lomaillessa, mutta määrää ei kannata paisuttaa liian suureksi. Vain nimenkirjoitusoikeudellinen pääkäyttäjä voi lähettää järjestön virallisia hakemuksia ja raportteja STEAlle.

Peruskäyttäjien määrää ei tarvitse rajata. Huomioithan, että peruskäyttäjä ei voi lähettää hakemus- tai raportointilomakkeita STEAlle, sen voi tehdä vain pääkäyttäjä, jolla on järjestön nimenkirjoitusoikeus.

Järjestön pääkäyttäjä kutsuu järjestön työntekijät verkkoasioinnin peruskäyttäjäksi. Jos koet, että tarvitset työssäsi verkkoasiointia, ota yhteys järjestösi pääkäyttäjään.

Peruskäyttäjä ei voi lähettää lomakkeita STEAlle, vaan siihen vaaditaan pääkäyttäjätunnus ja järjestön nimenkirjoitusoikeudet.

Järjestönne pääkäyttäjä voi tehdä muutoksen verkkoasioinnin Käyttäjähallinta-osiossa. Hänen tulee poistaa sinut peruskäyttäjien joukosta, jonka jälkeen voit rekisteröityä pääkäyttäjäksi sivulla https://asiointi.stea.fi. Tarvitset rekisteröintiin henkilökohtaiset verkkopankkitunnuksesi.

Lähetä meille aiheesta sähköpostia osoitteeseen asiointituki.stea@stm.fi. Pääkäyttäjiä kannattaa olla ainakin kaksi, jolloin toinen pääkäyttäjistä voi hallinnoida järjestön käyttäjien tietoja esimerkiksi sairauden tai muiden äkillisten tapahtumien sattuessa.

Voit korjata sähköpostiosoitteen verkkoasioinnin Käyttäjähallinta-osiossa.

Pyydä pääkäyttäjää lähettämään sinulle uusi kutsu, jossa tieto on korjattuna.

Kyllä voi. Sallitut liitetiedostomuodot ovat: ".docx", ".doc", ".odt", ".text", ".txt", ".rtf", ".ppt", ".pptx", ".pps", ".ppsx", ".odp", ".xls", ".xlsx", ".ods", ".pdf" ja ".pdfa"

Aina liitteitä ei kuitenkaan tarvita. Esimerkiksi hakemuksen mukana toimitettavat liitteet on määritelty verkkoasioinnin hakemuslomakkeella.

Tarvittaessa STEA voi pyytää myös lisäselvityksiä tai liitteitä täydentämään hakemuksella tai raportilla annettuja tietoja. Lisätietoja pyydetään verkkoasiointiin lähetettävällä selvityspyynnöllä. Selvityspyynnön saapumisesta verkkoasiointiin tulee tieto verkkoasioinnin käyttäjien sähköpostiin. 

Hakemuksen tai raportin voi täyttää verkkoasioinnissa vaiheittain välitallennuksia tehden. Muista tallentaa täyttämääsi lomaketta säännöllisesti ja aina kun keskeytät verkkoasioinnin käytön pidemmäksi aikaa. Hakemuksen tai raportin voit lähettää STEAlle vasta sitten, kun se on täytetty valmiiksi. Huomioithan, että lähetyksen voi tehdä vain järjestelmään rekisteröitynyt pääkäyttäjä, jolla on nimenkirjoitusoikeus (tai STEAlle toimitettu valtakirja nimenkirjoitusoikeudelliselta järjestön edustajalta).

Uuden verkkoasioinnin lomakkeita täytettäessä saat ilmoituksen siitä, jos lomaketta täyttää toinen henkilö. Lomakkeen yhtä osiota voi täyttää yksi henkilö kerrallaan. Huomioithan, että kaikki verkkoasioinnissa olevat järjestösi hakemukset ja raportit ovat kaikkien järjestösi verkkoasioinnin käyttäjien (perus- ja pääkäyttäjien) nähtävillä. Muutoksia lomakkeisiin voi tehdä kuka tahansa käyttäjistä. Lomakkeiden täyttövastuut kannattaakin sopia/jakaa etukäteen, jottei täyttövaiheessa tule yllätyksiä. Älä täytä lomakkeelle arkaluontoisia henkilötietoja. 

Hakemuksen tai raportin voi lähettää vain järjestön verkkoasiointiin rekisteröitynyt pääkäyttäjä, jolla on nimenkirjoitusoikeus. Allekirjoituksen korvaa sähköinen tunnistautuminen, joka tehdään palveluun rekisteröidyttäessä henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla.

Kaikki STEAlle toimitetut hakemukset ja raportit ovat lähtökohtaisesti julkisuuslain mukaisia julkisia asiakirjoja. Kuka tahansa voi siis halutessaan saada hakemuksen tai vuosiselvityksen kopion STEAlta nähtäväkseen. Ennen hakemusten toimittamista eteenpäin kolmansille osapuolille, salaamme hakemuslomakkeilta niissä mahdollisesti mainitut tunnistettavat palkkatiedot ja liiketoimintaan liikesalaisuuksiksi luokiteltavat tiedot. Myös hakemukselle kirjattavat yhteystiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia tietoja. Tämä kannattaa huomioida, etenkin mikäli järjestönne yhteystietona on esimerkiksi turvakiellolla suojattu kotiosoite tai puhelinnumero. Suojattuja tietoja ei tule kirjata lomakkeille. Älä täytä lomakkeelle arkaluontoisia henkilötietoja, kuten tietoa yksittäisten henkilöiden sairauksista. 

Hakemuksen Palkkatiedot ja talousarvio-osion tiedot näkyvät verkkoasioinnissa vain nimenkirjoitusoikeudellisille pääkäyttäjille. Näin varmistetaan, etteivät henkilötietolain mukaan salassa pidettävät tiedot välity eteenpäin. 

Kun lomake on toimitettu STEAlle verkkoasioinnissa, arkistoituu se STEAn verkkopalvelimelle. Voit halutessasi tilata arkistokappaleen itsellesi verkkoasioinnin Tapahtumahistoria-osiossa. Huomioithan, että vain järjestön nimenkirjoitusoikeudellinen pääkäyttäjä voi tilata lomakkeille täytetyt palkkatieto-osiot käyttöönsä.