Tuloksellisuusraportointi uudistuu

Tuloksellisuus- ja vaikutusselvitys

STEA-avustuksilla rahoitetun toiminnan tuloksellisuuden raportointi uudistuu. Uuteen tuloksellisuusraportointiin siirrytään vuonna 2021, jolloin kaikki STEA-avustusta saavat järjestöt raportoivat vuoden 2020 toiminnasta. Uusi tuloksellisuusraportti tulee korvaamaan aiemmin käytössä olleet väliraportit, loppuraportit ja tuloksellisuus- ja vaikutusselvitykset. 

Ohje hankkeiden loppuraportoinnista on julkaistu STEAn verkkosivuilla 21.10.2020. 

Lisätietoja tuloksellisuusraportoinnin uudistuksesta esiteltiin 8.9.2020 järjestetyssä verkkotilaisuudessa. Katso tilaisuuden videotallenne (alla)

Avaa tilaisuuden esitysmateriaali selaimessa. 

Tuloksellisuusraportointi uudistuu -verkkotilaisuus

Kysymyksiä ja vastauksia tuloksellisuusraportoinnin uudistuksesta

Vastauksia tilaisuudessa esitettyihin kysymyksiin

Kohderyhmien ikä- ja sukupuolijakauma -taulukko

Kysymys:
Lomakkeella on taulukko, johon kirjataan kohderyhmien ikä- ja sukupuolitietoja – onko tietojen kerääminen ja raportoiminen pakollista?

Vastaus:

Ikä- ja sukupuolitietoja voi raportoida, jos tietoja on kerätty. Kentän täyttäminen on vapaaehtoista. Tietojen ilmoittaminen tuo STEAlle yleiskuvaa siitä, keitä järjestöjen toiminta Suomessa tavoittaa, siksi tietoa toivotaan mahdollisimman monelta. 

*

Kysymys:

Ovatko taulukon ikähaitarit uudet, vai samat kuin aiemmin väliraportilla/tuloksellisuus- ja vaikutusselvityksellä?

Vastaus:
Ikäjakaumat ovat samat kuin aiemmilla raporteilla.

*

Kysymys:
Voiko raportoida pelkän kokonaisosallistujamäärän, ilman erittelyä iän ja sukupuolen mukaan? 

Vastaus:
Kyllä voi.

*

Kysymys:
Voiko järjestö kerätä tietoa eri ikäryhmäjakaumalla, esim ikä 65-84 ja yli 85 jos se toiminnan kannalta on järkevämpää?

Vastaus:
Kyllä, järjestö voi seurata osallistujia oman toimintansa näkökulmasta tarkoituksenmukaisella tavalla. Lomakkeen ikäjakauma-taulukko koskee vain tiedon raportointia STEAlle.

*

Kysymys:
Mitkä kaikki voivat olla raportoinnin kohderyhmänä - vapaaehtoiset, asiakkaat, organisaatiot?  Onko siihen jotain rajauksia?

Vastaus:
STEA ei rajaa tai määrittele toiminnan kohderyhmiä, järjestöt määrittelevät ne itse.

Miltä ajalta tuloksia raportoidaan?

Kysymykset:
Raportoidaanko vuonna 2021 myös vuonna 2020 alkaneiden hankkeiden tulokset eli noin 6-9 kuukauden toiminta?

Raportoidaanko nyt edelleen niin, että uusi raportti koskee vuosia 2019 ja 2020?

Entä 2019 alkaneet hankkeet. Raportoidaanko 2019 toiminta loppuraportissa?

Vastaus:
Vuonna 2019 tai 2020 toimintansa aloittaneet hankkeet raportoivat ensimmäistä kertaa STEAlle vuonna 2021, vuoden 2020 toiminnasta.

*

Kysymys:
Onko siis niin, että vuoden 2020 toiminnasta raportoidaan uudella lomakkeella, vaikka tämän toimintavuoden aikana ei ole ollut tiedossa, miten raportoidaan?

Vastaus:
Kyllä. Avustuspäätöksen mukaisesti toiminnasta on kerättävä tietoa ja raportoitava STEAlle pyydettäessä. Raportointimuotoa ei ole lukittu mihinkään tiettyyn lomakkeeseen, vaan tietoa voidaan pyytää lomakkeella, erillisessä selvityspyynnössä tai esim. Webropol-kyselyllä.

*

Kysymykset:
Jos hanke on alkanut loppuvuonna 2018, eikö vuotta 2019 raportoida lainkaan?

Mihin raportoidaan vuoden 2019 tulokset - koronan takia tulokset 2019 ja 2020 esimerkiksi kohderyhmästä tavoitettujen volyymien osalta erilaiset.

Vastaus:
Raportointi koskee vuotta 2020. Tarvittaessa raportin kysymyksessä Arvioi tulokset suhteessa tavoitteisiin voi kertoa lyhyesti myös vuoden 2019 tuloksista. Myös Toiminnan sisältö –kysymyksen vastauksessa voi tuoda esille, miten toiminta eroaa aikaisemmista vuosista. Koronatilanteen vaikutuksista on raportissa oma osionsa, jossa muutoksia voi kuvata.

*

HUOM! STEA julkaisee lokakuussa 2020 tarkemman ohjeen vuonna 2020 päättyvien hankkeiden sekä vuoden 2020 koronavirustilanteeseen liittyvien hankkeiden loppuraportoinnista.

*

Koronavirustilanteeseen liittyvät kysymykset

Kysymys:
Mihin korona-kysymysten tietoa käytetään?

Vastaus:
Käyttötarkoituksia on useita, tietoa hyödynnetään tulevaan varautumiseen ja sitä peilataan muihin yhteiskunnan toimijoihin valtionhallinnon tasolla.

*

Kysymys:
Onko koronakysymyksiä mahdollista saada jo tässä vaiheessa, jotta tiedonkeruu on mahdollisimman tarkoituksenmukaista?

Vastaus:
Raportin malli on julkaistu esitysmateriaalissa, lopullinen raportti valmistuu loppusyksystä. Koronaan liittyviä kysymyksiä varten järjestöjen ei tarvitse kerätä erikseen seurantatietoa, normaali tiedonkeruu riittää.

Pilotit, raporttien arviointi STEAssa, mittarit

Kysymys:
Jos raportteja ei STEAssa pisteytetä, mitä mittareita STEA käyttää käydessään läpi raporttien tuloksia /vaikutuksia?

Vastaus:

Tuloksellisuuden arviointimallia ja -kriteerejä kehitetään tällä hetkellä STEAssa uuden raportoinnin mukaiseksi. Malli valmistuu loppuvuoden aikana ja tiedotamme siitä tarkemmin vuoden 2021 alkupuolella.

*

Kysymys:
Onko mittarivinkkejä mahdollista saada jo syyskuussa ensi vuoden hakemuksen tueksi?

Vastaus:
Järjestö valitsee itse ne mittarit, joiden avulla seuraa tavoitteiden toteutumista. Käytössä olevia mittareita voi muuttaa hakemuksen jättämisen jälkeenkin. Yleensä toimintaan parhaiten soveltuvat mittarit löytää vasta kokeilemalla.

*

Kysymys:
Kuinka paljon pilottiryhmään osallistuminen työllistää järjestöä?

Vastaus:
Osallistuminen työllistää jonkin verran, mutta samanaikaisesti se voi myös helpottaa raportin viimeistely- ja lähettämisvaiheen työtä.

Raportoinnin pilotissa on mahdollista viedä esim. määrällistä tietoa tilaisuuksiin osallistujista jne. raporttipohjalle heti tilaisuuden päätyttyä. Tällöin tieto on tallessa verkkoasioinnissa.

Mittaripilotin työllistävyyteen vaikuttaa se, kuinka monta ja mitä mittareita toiminnan seurantaan valitaan. Myös tähän pilottiin osallistuminen hyödyttää järjestöjä raportointivaiheessa - mittareiden avulla saadaan tietoa tulosten todentamiseen ja raportointiin.

*

Kysymys:
Pääsevätkö kaikki halukkaat pilottiryhmiin, vai onko osallistujien määrä rajoitettu?

Vastaus:
Tämä riippuu siitä, paljonko kiinnostuneita osallistujia on.

*

Kysymys:
Miten yhteisissä mittareissa otetaan huomioon eri kieli- ja kulttuuritaustaiset?

Vastaus:
Yhteisten mittareiden pilotointi käynnistyy ensi vuonna. Tähän kysymykseen osaamme vastata pilotin päätyttyä, jos yhteisiä mittareita otetaan käyttöön.

Muut aiheet:

Kysymys:
Tuleeko tuloksellisuusraportti nähtäväksi ennen syyskuun loppua, jolloin on avustushakemusten viimeinen jättöpäivä?

Vastaus:
Uusi lomake on esitelty pääpiirteittäin tilaisuuden esitysmateriaalissa. Avaa esitysmateriaali selaimessa. Lopullinen lomake valmistuu loppusyksystä ja se toimitetaan järjestöille verkkoasiointiin tammikuussa 2021.

*

Kysymys:
Säilyykö talouden raportointi erillisenä, eli täytetäänkö jatkossakin myös vuosiselvitys keväällä?

Vastaus:
Kyllä. Vuosiselvitys tulee jatkossakin täyttää joka kevät.

*

Kysymys:
Onko tarkoitus, että jatkossakin raportointi, vuosiselvitykset ja uusien avustusten haku on keväällä?

Vastaus:
Vuosiselvitysten ja uusien avustusten haun aikataulut on määritelty lainsäädännössä. Jos tuloksellisuusraportoinnin piloteissa saadaan hyviä kokemuksia, voi tuloksellisuusraporttia jatkossa täyttää mihin aikaan vuodesta tahansa, raportin lähetysaika STEAlle todennäköisesti on kuitenkin keväällä, jotta raportin tietoja voidaan hyödyntää seuraavan vuoden avustusehdotuksen valmistelussa.

*

Kysymys:
Tuleeko raporttiin liittää jotain liitteitä?

Vastaus:
Ei, raportille ei tarvitse liittää liitteitä

*

Kysymys:
STEA suosittaa yhteistyötä ja sitähän järjestöt tekevät paljon myös keskenään. Ovatko ohjeet entiset, liittyen osallistujatilastoihin yhteistyötoiminnoissa? Esim. jos 150 henkilöä osallistuu kolmen järjestön tilaisuuteen, niin kirjataanko edelleen esim. vain 50 osallistujaa/järjestö, vaikka oman järjestön toiminnan kohteena onkin ollut tuo koko 150 henkilön kohderyhmä?

Vastaus:
Kyllä, jos tilaisuuden järjestäjiä on kolme, ja kaikki toimijat raportoivat tilaisuudesta omalla tuloksellisuusraportilla, jaetaan osallistujamäärä kolmella, jotta raportoitu kokonaislukumäärä täsmää todellisten osallistujien kanssa. 

Lisäämme uusia kysymyksiä ja vastauksia tälle sivulle viikolla 38. Voit lähettää oman kysymyksesi sähköpostiosoitteeseen viestinta.stea[at]stm.fi.