Vältä tuloksellisuusraportin täyttämisen kompastuskivet

Tuloksellisuusraportteja on arvioitu STEAssa nykyisellä mallilla jo viiden vuoden ajan. Avustuksilla rahoitetun toiminnan tuloksellisuus on pääosin riittävällä tai hyvällä tasolla. Vaikutusketjut ovat tulleet tutuiksi avustuksen saajille. Raportointilomaketta ja täyttöohjeita on myös vuosien varrella kehitetty, toivottavasti selkeämpään muotoon.

STEA-avustusmäärärahojen vähentyessä tuloksellisuuden merkitys ei ainakaan tule vähentymään tulevaisuudessa. Entistä tärkeämpää on voida kertoa, miten avustettu toiminta on edistänyt kohderyhmiensä terveyttä ja hyvinvointia.  Tärkeää on myös pystyä kertomaan mahdollisimman tarkkoja lukuja järjestötoiminnan volyymeistä: kohtaamisista ja tavoitetuista kohderyhmistä.

Pääosin tuloksellisuusraporteilta saatava tieto on selkeää, mutta joihinkin tyypillisin kompastuskiviin törmäämme raportteja lukiessamme. Vaikka olisit kokenut tuloksellisuusraportin täyttäjä, lue huolella tuloksellisuusraportin täyttöohje, katso ohjevideomme ja tutustu usein kysyttyihin kysymyksiin. Jos olet saanut STEAlta aiemmin palautetta raportoinnista, hyödynnä sitä seuraavaa raporttia täyttäessäsi.

Hyödynnä hakemukselta raportille siirtyvä tieto ja perustele mahdolliset muutokset

Kohderyhmät ovat siirtyneet tuloksellisuusraporttipohjalle suoraan hakemukselta.  Ilmoita tavoitettujen kohderyhmien määrä aina samassa yksikössä kuin olet ilmoittanut sen avustushakemuksella. Jos esimerkiksi kohderyhmäksi on merkitty hakemuksella perheet, raportoi tuloksellisuusraportilla perheiden lukumäärä, älä perheenjäsenten. Jos kohderyhmissä on tapahtunut muutoksia, on raportille mahdollista lisätä uusia kohderyhmiä. Muista perustella mahdolliset kohderyhmissä tapahtuneet muutokset raportointilomakkeella.

Tavoitteet ovat myös valmiina tuloksellisuusraportointilomakkeella. Huomioithan, että jos olet toimittanut STEAlle tarkennetun toimintasuunnitelman, jossa tavoitteita on muokattu alkuperäisestä avustushakemuksesta, eivät muokatut tavoitteet näy tuloksellisuusraportilla. Tällaisessa tilanteessa tuo muutokset perusteluineen esiin raportointilomakkeen avovastauskentissä. Avovastauskenttää voi hyödyntää myös, jos tavoitteita ei löydy raportointilomakkeelta lainkaan (esim. säästyneistä avustuksista raportoidessa).

Kaksi miljoonaa kävijää ja 200 000 kohtaamista? Erota viestinnän luvut kohdattujen kohderyhmien määristä

Tehdessämme STEAssa erilaisia koosteita ja katsauksia avustetusta toiminnasta törmäämme säännöllisesti tilanteeseen, jossa raportoidut osallistujamäärät eivät kuulosta realistisilta. Esimerkiksi yksittäisen avustuskohteen tuloksellisuusraportilla ilmoitetut kaksi miljoonaa osallistujaa kuvaavat todennäköisesti verkkosivukäyntien lukumäärää eivätkä kasvokkain tai esimerkiksi chatissä kohdattuja ihmisiä.

STEA-avustuksilla rahoitettuun järjestötoimintaan vuosittain osallistuvien ihmisten ja vapaaehtoisten määrät sekä kohtaamiskertojen lukumäärä ovat tietoja, joista haluamme raportoida luotettavasti niin suurelle yleisölle kuin päättäjillekin. Varmista tiedon luotettavuus omalta osaltasi kirjaamalla raportille luvut lomakkeen täyttöohjeen mukaisesti. Ethän raportoi viestinnän tunnuslukuja toiminnassa tavoitettujen kohderyhmien tai kohtaamiskertojen määrässä, vaan tuo ne esiin raportin kohdassa: Mitä olivat toiminnan ja tuotosten sisällöt. Ilmoita kohderyhmien määrässä toimintaan osallistuneiden yksittäisten henkilöiden lukumäärä. Jos sama ihminen on osallistunut useampaan eri toimintoon tai ollut toiminnassa mukana useita kertoja, raportoi osallistuminen kohtaamiskertojen lukumäärissä.

Tuo esiin ainoastaan avustuskohteen tavoitteisiin ja kohderyhmiin liittyvät toiminnat ja tuotokset

Välillä raportteja lukiessani jään pohtimaan, onko järjestössä haluttu listata raporttiin kaikki vuoden aikana tehdyt asiat, jotta tietäisimme STEAssa, että toiminta on ollut hyvin aktiivista. Kovin pitkät luettelot, joissa asiat eivät kuitenkaan liity toiminnan tavoitteisiin tai tuloksiin, voivat kuitenkin tuottaa päinvastaisen vaikutelman. Raportoinnissa kannattaa keskittyä määrän sijaan laatuun.

Hyödynnä vaikutusketjua tuloksellisuusraporttia täyttäessäsi. Raportoi vain niistä toiminnoista ja tuotoksista, jotka liittyvät olennaisesti avustushakemuksessa ilmoitettuihin tavoitteisiin ja kohderyhmiin.  Samantyyppisiä toimintoja on usein mahdollista ja suositeltavaa niputtaa yhteen, jotta toimintojen ja tuotosten luettelo ei kasva hurjan pitkäksi.

Keskity todennettuihin tuloksiin

Raportoidessasi tuloksia kiteytä, mutta älä pelkistä liikaa. Todennetut tulokset ovat luonnollisesti raportoinnissa keskeisessä roolissa.  Jos raportilla esitetty tulostieto on luonteeltaan kuvailevaa (esim. ”Ikäihmisten yksinäisyys väheni ja he saivat uusia ystäviä”), on STEAssa mahdotonta tietää, onko kyseessä työntekijän oma arvio vai perustuuko tulos kerättyyn ja dokumentoituun tietoon.

Kerro, millä mittarilla tavoitteen mukainen tulos on saavutettu. Joskus mittareita on useita, mutta yksikään niistä ei osu täysin yhteen tavoitteen kanssa. Jos tavoitteena on lisätä yksinäiseksi itsensä kokevien ikäihmisten sosiaalisia kontakteja, ja mittarina on käytetty ikäihmisten koettua hyvinvointia, ei mittari tuo esiin tietoa sosiaalisten kontaktien lisääntymisestä. Sopivampi mittari voisi tällöin olla kohderyhmälle esitetty kysymys siitä, onko ikäihminen saanut uusia sosiaalisia kontakteja järjestön toimintaan osallistuessaan.

Kerro aina, kuinka monelta henkilöltä on kerätty tietoa ja kuinka monelta on vastaavasti saatu tietoa. Jos vastaajamäärät ovat jääneet pieniksi, tuo esiin siihen johtaneita syitä.  Jos tiedonkeruutapana on ollut havainnointi, kuvaa sen toteutusta raportilla: ketkä havainnoivat, milloin havainnoivat ja miten havaintoja kirjattiin muistiin.

Tuloksellisuusraportin viimeiset kysymykset liittyvät tulosten analyysiin. Tuo esiin, mitkä tekijät estivät ja edistivät tulosten saavuttamista ja arvioi aikaansaatuja tuloksia suhteessa tavoitteisiin. Mikä onnistui ja mitä olisi ehkä pitänyt tehdä toisin? Tapahtuiko kohderyhmän hyvinvoinnissa tavoiteltuja muutoksia ja olivatko ne riittäviä? Tuo esiin myös kriittisiä havaintoja, mikäli kaikessa ei onnistuttu toivotulla tavalla. Tulosten analysointi tarjoaa mahdollisuuden kehittää toimintaa ja muokata tarvittaessa vaikutusketjua esimerkiksi konkretisoimalla tavoitteita tai valitsemalla nykyistä osuvampia mittareita.

Kysy matalalla kynnyksellä neuvoa

Jos jokin kohta tuloksellisuusraportin täyttämisessä pohdituttaa, eikä ohjeista löydy vastausta, ole yhteydessä omaan valmistelun ja arvioinnin yhteyshenkilöösi STEAssa tai lähetä kysymys osoitteella: tuloksellisuusraportti.stea(at)gov.fi .

Tutustu myös: